Управление запасами на основе неснижаемого остатка. Учет с помощью программы складских запасов Что такое dos в планировании остатки запасы

Источник: КИС:Бюджетирование

Планирование складских запасов в рамках общей процедуры бюджетирования имеет немаловажное значение. Для промышленного предприятия прогнозирование складских запасов следует вести в двух направлениях:

по запасам сырья и материалов;
по запасам готовой продукции

Такое деление при планировании необходимо в связи тем, что указанные прогнозы участвуют в расчете разных операционных бюджетов:

1. Прогноз запасов сырья и материалов необходим для корректного формирования бюджета закупок, рассчитываемого с учетом потребности на производственную программу, имеющихся остатков на складе и нормативного страхового запаса:

Планируемая величина закупки компонента = Плановая потребность в компоненте по нормам на производственную программу -

-Остаток компонента на начало периода + Количество компонента, необходимое для формирования нормативного страхового запаса на складе*

Формула верна при условии: Остаток компонента на начало периода < Нормативный страховой запас компонента на складе

2. Прогноз запасов готовой продукции влияет на правильное формирование производственной программы, рассчитываемой с учетом спроса на продукцию, имеющихся остатков на складе и производственных возможностей предприятия

План производства продукта = Спрос на продукт - Остаток продукта на начало периода -

-Количество продукта, ограничиваемое производственными возможностями +

Количество продукта, необходимое для формирования нормативного

страхового запаса на складе для обеспечения ритмичности отгрузки*

Формула верна при условии: Остаток продукта на начало периода < Нормативный страховой запас продукта на складе

В свою очередь, каждое из направлений прогнозирования необходимо разделять на две составляющие:

Прогнозирование остатков на начало планового периода;
- Расчет нормативных величин страховых запасов.

Прогнозирование остатков на начало планового периода.

В связи с тем, что процедура составления годового бюджета начинается задолго до начала планового периода (как минимум за месяц), возникает необходимость прогнозирования остатков как сырья и материалов, так и остатков готовой продукции на начало года.

Если проведенный анализ динамики складских запасов по фактическим данным показывает, что на начало каждого месяца они находятся примерно на одном и том же уровне (такая ситуация может возникать либо при ритмичной работе предприятия и поддержании на складе нормативных страховых запасов, либо, что наиболее часто встречается в российских условиях, при наличии на складе "мертвых запасов"), то в качестве остатков на начало планируемого года можно взять имеющиеся сведения об остатках, например, на 1 ноября или 1 декабря текущего года.

Если уровень запасов не стабилен, а политика управления производством, снабженческо-сбытовая политика и политика управления запасами прогнозируемо приведут к изменению складских запасов к началу планового года, то для расчета остатков целесообразно воспользоваться следующими формулами:

- Для расчета остатков сырья и материалов на начало планируемого года:

Остаток компонента на начало планируемого года = Остаток компонента на текущий момент +

+Величина закупки компонента в соответствии с планом текущего года -

- Плановый расход компонента на производственную программу

- Для расчета остатков готовой продукции на начало планируемого года:

Остаток продукта на начало планируемого года = Остаток продукта на текущий момент +

+Планируемая величина производства продукта -

- Планируемая отгрузка продукта

Расчет нормативных величин страховых запасов

Целью создания страхового запаса по материальным ресурсам является обеспечение производства материалов в случае каких-либо сбоев в процессе поставки. Расчет нормативного страхового запаса осуществляется по формуле:

Зстр = Мп (То + Ттр + Тпр + Тпод) , где

Мп - среднемесячное потребление материала;
То - время на отгрузку материала поставщиком;
Ттр - время транспортировки;
Тпр - время на приемку материала потребителем;
Тпод - время на подготовку материала к производству.

Страховой запас готовой продукции формируется для компенсации колебаний между спросом и предложением. Его величину можно задать в процентах от месячного объема продаж, либо в днях запаса.

Величина страхового запаса как для материальных ресурсов, так и для готовой продукции должна быть реальной и аргументированной, так как на стоимость страхового запаса начисляется налог на имущество.

Рисунок 1. Бизнес-прогноз "Складские запасы".

Кроме того, для удобства планирования складских запасов целесообразно всю номенклатуру материальных ресурсов / готовой продукции разделить на группы по методу ABC.

Метод ABC состоит в том, что вся номенклатура сырья, материалов или готовой продукции располагается в порядке убывания суммарной стоимости всех позиций номенклатуры одного наименования на складе. При этом цену единицы материальных ресурсов (готовой продукции) умножают на количество их на складе, и список составляется в порядке убывания этих величин (произведений). Затем в группу А относят все наименования в списке, сумма стоимостей которых составляет 75-80% от суммарной стоимости всего запаса, в В - 10-15%, в С - 5-10%. Опыт показывает, что обычно в группу А попадает 10-15% всей номенклатуры, В - 20-25% и к третьей группе С относится 60-70% всей номенклатуры. Таким образом, основное внимание при планировании контроле, нормировании и управлении запасами должно быть уделено группе А, которая при своей малочисленности составляет подавляющую часть стоимости хранимых запасов, тем самым вызывая наибольшие расходы по их хранению и содержанию в запасе. Для группы А целесообразно применять те модели управления, в которых требуется постоянный (ежедневный) контроль за уровнем запаса. Часто в эту группу включают и наиболее дефицитные материальные ресурсы.

Как только электронная коммерция в ритейл-компаниях стала играть существенную роль, логистический менеджмент пришел к выводу, что процесс формирования, упаковки и отгрузки небольших заказов технически очень отличается от оптовых отправок в магазины. Поэтому при больших объемах торговли более эффективно создавать специальные распределительные центры, работающие с прямыми поставками и выделять отдельных сотрудников.

У некой компании А есть 50 собственных торговых точек, интернет-магазин, компания также использует систему продаж по каталогам. Заказы по каталогам часто формируются непосредственно на складах магазинов, резервируя при этом товары, пользующиеся высоким спросом. Минус этой маркетинговой системы заключается в том, что магазины неохотно отдают хорошо продающиеся товары другой бизнес-единице. Задачи, которыми руководствуется компания, – достигнуть высокого уровня обработки потребительских заказов, получить высокую прибыль и максимизировать продажи.

Разделение ответственности за разные сбытовые каналы имеет еще одну причину. Если все бизнес-единицы работают в единой системе продаж и распределения товарных запасов, невозможно контролировать выполнение каждой из них своего плана продаж. Так, если одна из структур бесконтрольно использует товарные запасы из общего распределительного центра, то может возникнуть нехватка товаров для заказов, сделанных по каталогу, полученных через e-mail-кампании, товаров для открытия новых магазинов и т.д.

Другие компании используют концепцию «виртуального управления складскими запасами». Мы не имеем в виду здесь дропшиппинг, это система управления запасами, позволяющая придерживаться плана продаж по отдельным товарным позициям и конкретным каналам сбыта, а также резервировать товарные запасы для отдельных бизнес-единиц.

Допустим, общее количество конкретной товарной позиции – 5 000 единиц. Из них 3 000 единиц предполагается для розничной продажи, 1 000 для интернет-магазина и прочих интернет-каналов сбыта и 1 000 для продаж по каталогам. Все товарные запасы складируются в одном помещении, однако система управления складскими запасами позволяет регулировать количество товаров, отправленных по тому или другому сбытовому каналу, и не допускать превышения выделенных квот. Таким образом можно контролировать продажи и наличие товарных запасов по каждому направлению бизнеса.

Эффект импорта

Источник закупки товара, безусловно, отражается на планировании продаж. Многоканальный маркетинг в значительной степени основывается на импортных продуктах. Даже если вы закупаете товары у местного поставщика, это еще не значит, что они не импортные.

При работе с импортными товарами стартовая торговая наценка, и, вполне возможно, получаемая валовая прибыль будут значительно выше, что скомпенсирует издержки, возникающие при ошибках планирования, – а это может случиться в любом бизнесе. С другой стороны, минимальный объем импортной поставки часто составляет тысячи единиц, а это увеличивает срок нахождения товаров на складе и ведет к росту вложений в складское хранение и прочим затратам. Длительный срок оборачиваемости товара (чаще всего 18-23 недели) означает, что закупки были сделаны задолго до завершения планирования продвижения товара, а это приводит к избытку или дефициту товарных запасов на складе. Закупка новых импортных продуктов может привести к скапливанию и излишку товара на складе, если его не удается продать в соответствии с разработанным планом продаж.

К тому же, компании не всегда учитывают полную себестоимость продукта, которая включает агентские вознаграждения, плату за простой, таможенные тарифы и командировочные агентов по закупкам. Добавьте сюда затраты на складское хранение и оплату аренды складов. Это приводит к удорожанию товаров и более медленному товарообороту.

Что же делать?

Используйте смешанную контейнерную погрузку, где это возможно.
Оцените увеличение стоимости единицы продукции в зависимости от объема закупки. По возможности заказывайте товар маленькими партиями.
Начинайте планировать продвижение товара в каждом сезоне раньше (задача не из легких).
Попробуйте начать работать с местными поставщиками; это также позволит закупать товар небольшими партиями.
Составьте смету всех составляющих себестоимости товаров, чтобы убедиться, что ваша торговая наценка достаточна, и бизнес рентабельный.

Ликвидация излишков

Непродающиеся товары и проблема их ликвидации – один из наиболее серьезных аспектов сбытовой политики. Необходима эффективная стратегия сезонной ликвидации и распродажи товаров с наименьшими затратами.

Работая по системе на основе издержек, трудно определить, сколько валовой прибыли потеряно при распродаже товара по сниженным розничным ценам. Согласно нашему опыту эти потери составляют как минимум 2-4% чистой прибыли.

Что же делать?

Разработайте стратегию ликвидации излишков. Вы можете использовать каталоги распродаж и скидки, размещать спецпредложения в интернете, делать пакетные и телефонные предложения.
Регулярно составляйте предварительный отчет по продажам тех или иных товаров. Так вы заранее поймете, излишки каких товаров, возможно, потребуется ликвидировать.
Составьте отчет по срокам внутреннего товародвижения. Так вам будет легче контролировать, в течение какого максимального срока партия товара находится на складе.

Работа с поставщиками и цепочка поставок

В большинстве крупных магазинов товарная номенклатура и база поставщиков принимают катастрофические размеры. Цепочка поставок становится все более и более сложной, включая различные варианты транспортировки, импорта и розничных продаж. Все это требует своего рода стандартизации поставщиков, что позволяет унифицировать закупки.

Работа с поставщиками является ключевым звеном эффективного управления цепочкой поставок. Эффективное распределение поставок и оптимизация транспортных потоков уменьшает затраты и способствует ускорению товарного потока через распределительный центр, что исключает скопление излишков на складе. Автоматизация цепочки поставок с помощью предварительных уведомлений об отправке, интеграции RFID-системы, и кросс-докинга в магазины может иметь большое значение для снижения затрат, однако все эти операции не могут быть осуществлены без всесторонней поддержки поставщика.

Начните с малого. Объясните политику вашей компании, обозначьте потребности в четких сроках поставок, согласуйте маршруты, стандарты страны (порта) назначения, например, маркировку упаковки, технические характеристики изделия, требования по сопроводительным техническим и финансовым документам, списки контактов и пени за задержанные или невыполненные заказы. Вводите систему отзыва платежей за несоблюдение договорных условий для своих крупнейших поставщиков. Позже вы сможете добавить сюда и другие пункты: сервисное обслуживание, упаковку, маркировку, прочие услуги с добавленной стоимостью, маршрутизацию, кросс-докинг и доставки непосредственно в магазин.

Сделайте поставщика одним из основных звеньев цепочки поставок. Как можно больше услуг с добавленной стоимостью – упаковка, маркировка, контроль качества – должны выполняться поставщиками или торговыми представителями на фабриках. Это позволяет заметно снизить стоимость подобных услуг. Обнаружение ошибок еще на уровне поставщика и пользование их услугами ускоряет товарные потоки.

Структурный обзор

В крупных интернет-магазинах сбытовой отдел представляет собой отдельную организационную структуру, состоящую из дистрибьюторов или менеджеров по распределению, которые составляют планы по сбыту, управляют товарными запасами и ликвидируют излишки. Закупщики выбирают товар и поставщика. Менеджеры по распределению определяют количество единиц товара, которое должно быть закуплено и затем распределено по каналам сбыта. Менеджеры также определяют момент, когда необходимо распродавать излишки товаров по сниженным ценам.

Десять лет назад многие многоканальные компании имели отдельных сотрудников управления закупками в сфере электронной коммерции. Сегодня существует позиция интернет-мерчендайзера, но он в большей степени занимается размещением товаров на сайте. Поиском поставщиков, управлением товарными запасами и ассортиментом, а также закупкой товаров занимается сейчас единый отдел закупок.

Многие владельцы многоканального бизнеса чаще нанимают отдельного специалиста по прогнозированию покупательского спроса. Это эффективнее, чем работать на основе прогнозов от каждого из закупщиков. Современная система управление складскими запасами строится на основе маркетинговых прогнозов, с регулярными пересмотрами плана закупок на основе данных о фактических продажах. Так можно гораздо более точно вычислить, когда и в каком объеме необходимо делать повторные закупки.

Отчетность в системе управления товарными запасами

В сфере интернет-торговли и мультиканального бизнеса учитывается достаточно много показателей, характеризующих эффективность управления товарными запасами. Каждый канал сбыта характеризуют свои показатели. Вот несколько наиболее важных.

Показатели эффективности электронной коммерции: планы продаж и планы запасов; товарооборот; возврат валовой прибыли от инвестиций (gross margin return on investment – GMROI); отмены заказов; возвраты; скидки или уценка товаров; срок внутреннего товародвижения; начальные показатели покрытия заказов; заключительные показатели покрытия заказов; процент покрытия после распространения каталога.

Очень важно получать как можно более полную отчетность по продажам и уровням товарных запасов от продавцов, закупщиков и менеджеров по управлению товарными запасами. Товарные запасы – самый крупный и, по сути, единственный актив в бухгалтерском балансе торговых предприятий, поэтому управление этим активом в значительной степени определяет качество обслуживания клиентов и доходность компании. Важно также включать отдельные показатели в отчетную оценку индивидуальной производительности закупщиков и персонала по управлению запасами.

Управление товарными запасами и его бизнес-модели должны развиваться, чтобы соответствовать активному росту многоканального бизнеса.

Проблемы импорта

Большинство продавцов не смогло бы эффективно вести бизнес без тех прибылей, которые обеспечивают импортированные товары. Но импортирование создает сложности, связанные с большим объемом товаров на складе, что сказывается на увеличении затрат. Импорт также приводит к более медленному товарообороту. Приведем слова вице-президента по управлению товарными запасами одной из крупных компаний: «У меня нет точных чисел, но я уверен, что существует связь между ростом импорта и уменьшением товарооборота. Я знаю несколько игроков рынка, работающих с прямыми поставками, которые испытали это на себе».

Другой крупный игрок рынка, компания-поставщик предметов интерьера и мебели, которая импортирует приблизительно 40% товара, в свою очередь отметила значительное увеличение импортных пошлин. Для импортеров существует и еще одна проблема, о которой говорит представитель компании: «прошлые несколько лет во время пиковых весенних продаж наши поставщики постоянно задерживали поставки товара на несколько недель. Особенно сильно это коснулось крупной мебели и предметов наружного декора, и мы практически ничего не могли сделать, чтобы предотвратить это». Невыполнение заказов в установленные сроки обошлось компании в тысячи долларов штрафов и пеней.

"Это часто трудно объяснить продавцам, но я сторонник начала закупок весенних/летних товаров уже в самом начале года, начиная буквально с 1 января. Это помогает сгладить резкий скачок уровня закупок, который обычно происходит в пиковый сезон», – добавляет вице-президент по управлению товарными запасами. Импортирование товаров, сезонный пик продаж которых приходится на весну, часто совпадает с китайским Новым годом (он отмечается в конце января или в феврале), когда очень многие в Китае берут недели отпуска перед праздником. Естественно, это только осложняет ситуацию.

Импортирование в значительной степени может сильно отразиться на заказах с оплатой наличными и неподтвержденных заказах. Вычисляя/согласовывая розничную цену, закупщики должны оговаривать больший процент скидки с цены для импортированных товаров, чтобы учесть эти дополнительные расходы. По словам уже упоминавшегося выше вице-президента компании: «Пять процентов от розничной цены – хорошая отправная точка».

При эффективной организации планирования товарных запасов, контролируется уменьшение или увеличение их объемов для обеспечения непрерывной работы предприятия. Для этого устанавливаются минимальный и максимальный уровень, между которыми и должен находиться текущий запас.

Потребность в планировании запасов

При формировании товарных запасов предприятие сталкивается с двумя проблемами, которые необходимо решить. Первая проблема - риск возникновения дефицита товара, что приведет к ухудшению сервиса и убыткам предприятия. Для того чтобы эта проблема не возникала, устанавливается нижний предел товарного запаса, достижение которого является сигналом для его закупки. Пока остаток товара реализуется, поступает новая его партия, чем обеспечивается непрерывность продаж. Но такая стратегия, при ее кажущейся выигрышности, может привести к другой проблеме - перезатариванию. Если партия заказанного товара слишком велика, то на его реализацию потребуется длительное время. Весь этот период товар необходимо будет складировать, создавая подходящие условия хранения, что приводит к дополнительным затратам. В некоторых случаях, при уменьшения спроса на данную категорию товара, на складе образуется неликвид, который представляет собой прямой убыток для предприятия. Поэтому, для того, чтобы избежать подобной ситуации устанавливается максимальный объем закупки товара. Он определяется на основе аналитики и прогнозирования спроса. Таким образом, установка нижнего и верхнего предела позволит избежать дефицита товара и неликвида, а также оптимизировать затраты на хранение товара.

Программные средства позволяют учитывать вышеописанные пределы.

Так, в Forecast NOW! Расчет оптимального запаса и объема заказов происходит по специальным алгоритмам математического моделирования, а корректировать верхний и нижний пределы можно при помощи специальных параметров.

Так, верхний предел запаса устанавливается параметром «Максимальный запас» - если рассчитанный по программе оптимальный запас больше этого числа, то программа предложит заказать именно максимальный запас.

Рассмотрим пример:

Заказ на товар без учета максимального запаса:

Программа рассчитала, что конфет Белочка на 6 дней нужно 177 единиц, при этом прогнозируемый остаток равен 27, соответственно заказать нужно 150 единиц товара.

Однако менеджер по закупкам знает, что максимальный запас по этим конфетам не должен превышать 150:

Пересчитаем заказ:

Оптимальный запас стал равен максимальному, соответственно уменьшилось и поле Заказать.

Минимальный предел запаса в программе можно корректировать с помощью параметра «Точка заказа дней».

В этом случае, если товара на складе меньше, чем на то количество дней, указанных в параметре «Точка заказа», то заказ будет сформирован.

Если же товара на складе больше, то заказа не произойдет.

Товара должно хватать на 5 дней:

Сформируем заказ:

Так как прогнозируемый остаток меньше минимального запаса на 5 дней, то Заказ формируется.

Как планировать запасы

На первом этапе планирования нужно собрать группу специалистов, которые произведут учет расхода всех товарных позиций. При этом замеряется скорость продаж и изменение остатков на складах на протяжении предыдущего периода. Делается это посредством изучения учетной документации. В результате можно будет определить скорость продаж по каждой товарной позиции, а также составить календарное планирование, которое ляжет в основу будущей стратегии планирования товарных запасов. Постоянный учет позволит корректировать уровень максимального и минимального уровня товарных запасов, который может меняться со временем, например, в зависимости от сезона.

В программных средствах доступен большой инструментарий для анализа. Так, в Forecast NOW! можно рассчитать следующие параметры:

Более точное планирование запасов позволит сделать тщательное изучение ассортиментной группы. Среди товаров выделяются группы А, В и С, по которым и планируются будущие запасы. При этом группы А и В представляют собой основной источник продаж, но при этом они составляют всего 20% ассортимента, в то время, как группа С является наиболее широкой (до 80% наименований), но ее прибыльность сравнительно невелика. При этом не нужно забывать, что именно в эту группу входит основная масса сопутствующих товаров, которые формируют высокий сервис обслуживания.

Планирование товарных запасов невозможно без прогнозирования спроса. Он проводится на основе нескольких методик. Наиболее простой путь - эмпирическое отслеживание колебаний спроса за длительный промежуток времени. Особенно это удобно для групп товаров, интенсивность продаж которых напрямую связана с сезонностью. Товарные запасы тогда делаются в соответствии с увеличением или уменьшением спроса с учетом максимального и минимального уровня.

В специализированных программных средствах предусмотрены различные методы прогнозирования спроса и определения оптимального товарного запаса.

Так, в Forecast NOW! Определение оптимального запаса происходит с помощью математического моделирования:

Считается накопительная вероятность распределения спроса (с какой вероятностью будет продано не более определенного объема товара за заданный период).

Формирование товарного запаса во многом зависит от условий, на которые соглашаются поставщики. При выборе партнеров необходимо удостовериться, что выполняется несколько важных критериев. Поставщик должен обладать достаточно мощной базой, чтобы удовлетворить самый крупный заказ, при этом он должен быть согласен и на поставки мелких партий товара с оговоренной ранее частой. Заключать договор лучше всего на длительный период, при условии возможности пересмотра цены на продукцию при изменении рыночной конъюнктуры. Кроме того, поставщик должен иметь достаточно развитые логистические возможности, гарантирующие своевременную поставку товарной партии. Это позволит своевременно в полном объеме спланировать товарные запасы на предприятии. Кроме того, это даст возможность избежать перезатаривания и связанных с этим убытков.

Черкасова Юлия
ведущий экономист-консультант ЗАО "КИС"

Планирование складских запасов

3.4. Планирование складских запасов

по запасам сырья и материалов;
по запасам готовой продукции

-Остаток компонента на начало периода Количество компонента, необходимое для формирования нормативного страхового запаса на складе*

План производства продукта = Спрос на продукт - Остаток продукта на начало периода -

-Количество продукта, ограничиваемое производственными возможностями

Количество продукта, необходимое для формирования нормативного

страхового запаса на складе для обеспечения ритмичности отгрузки*

В свою очередь, каждое из направлений прогнозирования необходимо разделять на две составляющие:

Прогнозирование остатков на начало планового периода;
- Расчет нормативных величин страховых запасов.

Прогнозирование остатков на начало планового периода.

- Для расчета остатков сырья и материалов на начало планируемого года:

Остаток компонента на начало планируемого года = Остаток компонента на текущий момент

Величина закупки компонента в соответствии с планом текущего года -

- Плановый расход компонента на производственную программу

- Для расчета остатков готовой продукции на начало планируемого года:

Остаток продукта на начало планируемого года = Остаток продукта на текущий момент

Планируемая величина производства продукта -

- Планируемая отгрузка продукта

Расчет нормативных величин страховых запасов

Зстр = Мп (То Ттр Тпр Тпод) , где

Рисунок 1. Бизнес-прогноз "Складские запасы".

Кроме того, для удобства планирования складских запасов целесообразно всю номенклатуру материальных ресурсов / готовой продукции разделить на группы по методу ABS.

Введение

Разговор пойдет об управлении товарными запасами. Такого рода вещами занимается наука «логистика", а конкретнее — ее подраздел «управление запасами».

Управление запасами успешно, если в каждый момент времени предприятие располагает необходимым для реализации количеством нужного товара. Не больше, не меньше, а именно столько, сколько нужно.

При большом количестве номенклатурных позиций велика неравномерность спроса и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса.

Известно, что процесс заказа товара очень трудоемкий, влияние на который оказывают множество внешних факторов.

Нестабильность спроса, заказные товарные позиции, сезонная покупательская активность и прочее, прочее, прочее. Средства автоматизации далеки от совершенства, пользоваться ими неудобно. Данные для принятия решения приходится собирать из разных отчетов. И так далее и тому подобное.

Двойственный характер запасов.

Основной проблемой при планировании является нестабильность спроса. Для товаров со стабильным потреблением все более-менее понятно и даже существующая наша система планирования закупок удовлетворительно справится с такой задачей - то есть смотрим предыдущие продажи, заказываем в зависимости от этой цифры..

Сложность возникает в случае с товаром, у которого спрос нестабильный. Воможно он нестабилен в течении всего периода продаж, возможно из-за сезонности, а возможно и то и другое.

Предлагаю для простоты восприятия на данном этапе не рассматривать сезонные колебания спроса — об этом юудет рассказано чуть позже. Пока представим, что в течении всего года мы имеем примерно одинаковый средний спрос в любом сезоне.

На представленном рисунке видно, что когда спрос стабилен (нижний график), мы можем спокойно рассчитать, сколько нужно привезти товара, чтобы полностью удовлетворить спрос. Для этого достаточно отчета о продажах.

Но как действовать в случае, когда спрос нестабилен, как показано на верхнем графике? Держать на складах запас соответствующий максимальному значению спроса? Или среднему? Или может быть это должно от чего то зависеть, например от важности товара в обороте или ассортименте? Если мы имеем возможность(финансовую и складскую) иметь на складе максимальные запасы(значительная часть которых оборачиваться будет редко), то большинство вопросов снимаются. Если же все-таки важна оптимизация запасов, то далее рассмотрим возможные подходы к этому.

Существует две крайности, в которые можно попасть.

Первая — максимальное удовлетворение покупателя. Минус в том, что на складах придется держать большие запасы. Следует понимать, что бОльшая часть таких запасов будет необорачиваема, то есть лежать мертвым грузом.

Другая крайность — это обеспечение только среднего спроса. В этом случае отказы покупателям в связи с отсутствием товаров в данный момент будут очень частым явлением.

Это первая проблема.

Сезонные колебания спроса.

Вторая важная проблема это, как мы уже говорили, сезонность.

Сезонность проявляется в виде нестабильности спроса в течении не отдельных дней, а продолжительным периодов в зависимости от времени года - сезонов.

Нам нужно научится учитывать этот важный параметр не в целом для всего товара, а для каждого в отдельности, ведь лопаты для снега и снегоочистители продаются лучше зимой, тогда как большинство других товаров лучше идут летом.

На рисунке мы видим график, отражающий сезонные колебания по сухим смесям(строительным материалам). Ярко-выраженыне провалы зимой, подъем к лету.

Очень хорошо, когда Вы помните на память такие товары, но навряд ли Вы сможете точно предсказать падение или увеличение спроса. Гораздо лучше, если зависимость будет выявлена автоматически в зависимости от накопленных аналитических данных.

Прочие факторы влияния.

Остальные факторы, влияющие на спрос не так ярко выражены, но все же скажу о них.

Временная тенденция или тренд - показатель общего вектора спроса в не зависимости от сезона. Возможно какой то товар с годами теряет свою долю рынка, на смену ему приходит другой аналог, более новая модель и тому подобное. Наглядно видим на графике - прослеживаются и сезонные колебания и общий тренд.

Есть еще факторы, но в нашем случае их использование не имеет большого смысла. Так например — маркетинговый фактор. Учитывается, когда известно о будущих программах лояльности для клиентов.

Цель и задачи.

Сформулируем цели.

Главной целью я вижу минимизацию товарных запасов при максимальном удовлетворении спроса.

Вторая важная цель - автоматизация процесса заказа, грубо — что бы как можно меньше нужно было делать «движений мышью» .

Для достижения целей нам потребуется иструмент, позволяющий максимально автоматизировать процесс расчета количества, требуемого к заказу а также инструмента, с помощью которого будут непосредственно формироваться заказы. Рассчитываться это значение должно автоматически.

Известные применяемые методы.

Итак, что нужно для оптимизации товарных запасов.

Первое — попытаться спрогнозировать спрос по каждой товарной позиции.

Второе — выявление в ассортименте важных позиций по различным критериям. Это может быть важность по сумме прибыли или по частой запрашиваемости покупателями и т. п. Выявив такие товары, мы можем обратить на них больше внимания и, к примеру, увеличить их запасы на складах для максимального удовлетворения спроса. Но подробнее о этом дальше.

Третье — определить товары со стабильным и напротив — нестабильным спросом. Для стабильно потребляемого товара мы можем держать меньший страховой запас, чем для товара, который спрашивается «редко, но медко».

Прогнозирование спроса.

Расскажу о формуле расчета спроса, которая максимально учитывает все известные аналитические данные.

Предполагаемый спрос = Базовый спрос * сезонный коэффициент * коэффициент временной тенденции.

Самым главным значением в ней является базовый спрос — по сути своей это средний спрос за весь известный период аналитики.

Остальное — поправочные коэффициенты.

Первый и главный из них — сезонный коэффициент. Отражает отклонение спроса от базового по сезонам. Для его вычисления нужно проанализировать аналогичные сезоны в прошлых периодах. И выявить средний процент отклонения.

Второй — коэффициент временной тенденции. Отражает общий тренд покупательской активности по данной товарной позиции.

ABC-анализ.

ABC -анализ служит для выявления важных по той или иной причине ассортиментных позиций.

Так, есть товары, которые имеют большое значения по суммам приносимой прибыли, сумме оборота или количеству покупок внутри товарной группы.

Понятно, что по таким товарным позициям нужно формировать бОльшие запасы, чем по менее значимым.

Здесь все более-менее понятно, думаю с отчетом ABC многие уже имели дело ранее.

XYZ-анализ.

XYZ -анализ служит для разделения товаров по уровню стабильности спроса.

Так, товар, который пользуется стабильным спросом(группа X ) лучше прогнозируется и для него легче рассчитать запасы. Уровень оборачиваемости таких запасов очень высок.

Товары группы Z напротив, обладают плохой предсказуемостью и могут лежать на складе очень долго, прежде чем покупатель придет за ними. Рассчет требуемого запаса для такого товара очень сложен, здесь во всей красе и проявляется основная проблема — поиск баланса между удовлетворением спроса и минимизацией запасов.

Группа Y — более предсказуема, но все же баланс найти все еще не так просто.

FMR-анализ.

FMR -анализ по сути своей является ABC -анализом по показателю «запрашиваемость покупателем».

Этот анализ позволит выявить товары, которые ценны для ассортимента с той точки зрения, что она часто нужна покупателю. То есть товар может иметь малую важность в обороте компании, но все равно представлять ценность для ассортимента.

Я приведу более простой пример — хлеб. В продуктовых магазинах хлеб присутствует почти в каждом чеке, при этом наценка на него минимальна, по нему часто большие издержки, он остается, портится и т. п. Но если в магазине часто будет отсутствовать хлеб, то вы не будете ходить в такой магазин.

Объединение ABC-XYZ-анализов.

Таблица совмещения ABC -XYZ анализов для общего представления.

Зеленым цветом Выделены группы, значимые в товарообороте и достаточно надежные в плане стабильности спроса.

Красным мене значимые в товарообороте и НЕ надежные в плане стабильности спроса.

Желтым выделен средний вариант.

Объединение ABC-XYZ-FMR анализов.

Трехмерная таблица ABC -XYZ -FRM анализов. Достаточно сложно для восприятия, но смысл тот же. Появляется еще разрез важности для ассортимента в плане частого обращения покупателей.

На товарах группы C можно «тренироваться», это наименее ценные товары в обороте, но следует учитывать, что они могут иметь важность по другим показателям, к примеру как сопутствующий товар. Можно ввести понижающий коэффициент для расчета страхового запаса.

Для товаров группы A следует держать бОльшие страховые запасы, так как товар имеет большое значение в обороте. В идеале — равные максимальному отклонению от среднего спроса.

Товары группы B - менее важные товары, но им следует уделять больше внимания и держать бОльшие страховые запасы, чем для группы C .

Товары группы X имеют большую прогнозируемость, спрос на них очень стабилен. Поэтому для них можно держать максимальные страховые запасы независимо от важности товара по ABC -классификации. А можно и воспользоваться незначительными понижающими коэффициентами для групп C , B .

Товарам группы Z страховой запас следует назначать с обязательной оглядкой на ABC -классификацию и чем выше категория там, тем больше должен быть страховой запас.

По товарам группы Y - со средней стабильностью потребления следует принимать решение по аналогии с товарами группы Z , но можно ввести понижающий коэффициент для страхового запаса.

Для товаров группы F обязательно нужен повышающий коэффициент тем больше, чем больше понижающий коэффициент по классификации XYZ (даже возможно полностью обратный).

По сути дела работа человека, занимающегося выставлением значений точки заказа должна происходить не с количеством, выдаваемым программой, а с коэффициентами ABC - XYZ - FMR . Тогда после определенного промежутка времени и проработки всего сложного ассортимента(например с нестабильным потреблением) можно будет уменьшать и увеличивать страховые запасы «одной кнопкой».

Конечно, всегда будут исключения, но их должно быть гораздо меньше, чем при более простом подходе расчета. Исключения можно отслеживать по значительным отклонениям новых значений точки заказа от предыдущего значения и либо корректировать коэффициентами, а также вносить в «список исключений» и работать индивидуально с возможной дальнейшей автоматизацией. Например для сопутствующего товара видится привязка коэффициентов к коэффициентам сопутствующего.

Зависимость страхового запаса от ABC-XYZ-FMR.

Оглядывая н ранее сказанное мы можем сказать, что в зависимости от ABC-XYZ-FMR группы товара, можно применить различные подходы к заказу товара:

ABC - позволяет выявить товары, составляющие основной товарооборот;
XYZ - показывает стабильность спроса;
FMR (ABC по количеству обращений за товаром) - отражает важность для ассортимента.

Требуемый запас, точка заказа и страховой запас.

График, отражающий изменение запаса по одной из товарных позиций во времени.

Видим первые покупки, поставка, снова покупки, поставка. Здесь покупки почти полностью опустошили товарный запас…

Введем понятия значения требуемого запаса, точки заказа и страхового запаса.

Требуемый запас - запас, который включает в себя предполагаемый спрос на период поставки + спрос в период доставки товара на склад.

Значение точки заказа —это такое значение, при котором требуется сделать заказ товара.

Страховой запас — редко оборачиваемый запас товара, который служит для обслуживания в пиковые моменты спроса. На нашем графике это третья покупка.

Требуемый запас, как мы видим, зависит от значения страхового запаса и предполагаемого спроса на период поставки + предполагаемого спроса за время доставки товара. То есть мы берем средний спрос на основании прошлых продаж и предполагаем что он будет таким же. Но также учитываем, что может произойти некоторый скачек спроса, для удовлетворения которого нам и понадобится страховой запас.

Расчет требуемого запаса. Основная сложность - страховой запас.

Таким образом, количество к заказу будет равно требуемому запасу за минусом текущего остатка + заказы покупателей.

Вспомним, из чего состоит требуемый запас. Это планируемый спрос на период поставки + планируемый спрос на период доставки товара + страховой запас.

Требуемый запас = страховой запас + планируемый спрос на период поставки + планируемый спрос на период доставки товара.

Другое дело - страховой запас. Здесь нужно быть максимально аккуратным. Еще раз напомню, что страховой запас оборачивается редко, то есть отдача в плане оборота и соответственно приносимой прибыли от таких запасов маленькая.

При наличии неограниченных финансовых ресурсов можно обеспечить спрос полностью, то есть держать большие страховые запасы, которые не будут оборачиваться вовсе или будут оборачиваться очень редко.

И вот здесь становится ясным, почему для разных категорий товаров по ABC-XYZ-FMR должен осуществляться разный подход.

В идеале:

· Для стабильного потребления страховой запас будет минимальным или вообще отсутствовать!

· Для менее стабильного потребления страховой запас будет средним.

· Для очень нестабильного потребления нужно держать максимальный страховой запас

Но поскольку товары имеют для нас разную важность(по приносимой прибыли или важности для ассортимента), то это мы тоже будем учитывать.

Недостатки существующих систем(отчетов, обработок) плананирования и заказа, которые призван решить интегрируемый программный модуль.

Первый недостаток— это малая точность прогнозирования спроса. Системы планирования и заказа не могут учитывать все параметры той формулы расчета спроса, которая была приведена выше. Ориентация идет только на базовый спрос(средний за большой период), либо только на сезонный(но тогда потеряем аналитические данные других периодов).

Временную тенденцию(тренд) также никто не учитывает. Хотя этот параметр может оказать существенное влияние(к примеру в случае появления товара-аналога).

Второй недостаток — нет автоматического расчета страхового в зависимости ABC -XYZ -FRM категорий. То есть удовлетворютя потребности только среднего спроса для всех товаров, тогда как мы можем включить зависимость величины страхового запаса от категории, которой принадлежит товар.

Четвертое — слабая эргономика систем планирвоания и формирвоания заказов. Человек, управляющий запасами вынужден в исключительных ситуациях(которых достаточно много в рамках той системы, которая существует и будет по началу много в новой) формировать несколько разных отчетов, задавая параметры вручную, просматривая и сопоставляя результаты переключаясь из окна в окно. Нужно обеспечить быстрый доступ к необходимой информации, не перегружая основное окно программы.

Неплохо было бы видеть выделение цветом исключительных ситуаций, например когда значение требуемого запаса будет меняться значительно от ранее установленного или когда программа предложит вовсе вывести товар из продаж.

Скриншоты програмной реализации(можно нажать для увеличения):

Окно содержит сформирвоанные данные(много красного, так как это первая попытка планирования, показывает отклонения от данных, которые были ранее указаны вручную):

Полный перечень используемых данных для приятия решения: